Symbolbild: Danielle Macinnes auf Unsplash.com

Mit oder ohne Pandemie: Vor der Herausforderung, den stetigen Wandel durch Digitalisierung und Co. zu meistern, steht früher oder später jedes Unternehmen. Dabei gilt vor allem eines zu beachten: Damit die Mitarbeiter Veränderungen verinnerlichen, muss das Vorgehen gut durchdacht und an die kulturellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens aufgesetzt werden. Experten in Adoption & Change Management können weiterhelfen.

Gastautor Daniel Gemke, Softwareone

Die Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen steht auf dem Prüfstand. Gerade jetzt ist es essenziell, Veränderungen durch neue Software und Technologien in die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter zu integrieren. Hinzu kommt, dass sich die Arbeit in vielen Bereichen immer mehr ins Home Office verlagert und Applikationen sowie Prozesse auch remote funktionieren müssen. Hier wird den Mitarbeitern die Kooperation im Change Management abverlangt. Doch diese begegnen Veränderungen zu Beginn oftmals eher skeptisch, da sie oft die geplante Veränderung nicht verstehen.

Um auch diese mit auf die Reise zu nehmen, ist es oberstes Gebot, den Menschen in den Fokus jeglicher Veränderungsprozesse zu stellen. Die Bedürfnisse, Kompetenzen und der Wissensstand eines jeden einzelnen Mitarbeiters müssen daher von Beginn an und zu jeder Zeit im Laufe des Change Prozesses berücksichtigt werden. Besonders wenn ihnen die Vorteile und Nutzen im eigenen Workflow verdeutlich werden, steigt die Motivation Neues zu lernen und den Wandel nachhaltig zu verankern. Gelingen kann dies nur durch ein sorgfältig geplantes Adoption & Change Management.

Risiken von schlecht organisierten Change-Massnahmen

Change Management kann dabei nur durch ein strukturiertes, planvolles Vorgehen nachhaltig erfolgen. Ist die Umsetzung eines solch sensiblen Prozesses undurchdacht, kann dies weitreichende wirtschaftsschädigende Folgen haben. Zum einen nimmt das Vertrauen und die Produktivität der Mitarbeiter ab. Werden sie nicht ausreichend über die geplante Veränderung abgeholt, fühlen sie sich vom Arbeitgeber nicht wertgeschätzt, was das Vertrauen in diesen massgeblich schwächt. Gleichzeitig werden sie unproduktiver, da sie die neue Technologie oder das neue Programm nicht effizient nutzen können. Zum anderen kann sich dies auch negativ auf die Wettbewerbsfähigkeit im Recruiting auswirken. Merken Mitarbeiter, dass sich andere Unternehmen im Gegensatz zum eigenen Arbeitgeber um eine zukunftssichere Strategie bemühen und Change Prozesse professionell durchführen, werden sie ihrem Unternehmen bald den Rücken kehren.

Darüber hinaus können auch erhebliche IT-Sicherheitslücken entstehen. Suchen sich Mitarbeiter auf eigene Faust Alternativ-Software, da sie die neue Technologie nicht verstehen, kann daraus gefährliche Schatten-IT resultieren. Wer sich also nicht um ein professionelles Adoption & Change Management bemüht, nimmt Einbussen in Produktivität, Vertrauen und Sicherheit sowie eine starke Mitarbeiterfluktuation in Kauf.

Adoption & Change Management in fünf Schritten

Nicht selten fehlen Unternehmen Expertise, Erfahrung und Ressourcen, um effektive Veränderungen bei ihren Mitarbeitern einzuführen. Eine professionelle Vorgehensweise beinhaltet Strategien und Strukturen. Ausserdem läuft sie optimalerweise in mehreren Schritten und Phasen ab. In vielen Fällen suchen sich Unternehmen externe Dienstleister, die Change Prozesse planen und durchführen sollen.

Nachfolgend fünf Schritte zu einem nachhaltigen Wandel:
Phase 1 - Preparing: Im ersten Schritt wird zunächst ein geschlossenes Team gebildet, das bereits konkrete Ziele ausformuliert und messbare KPIs definiert. Der Sponsor wird ausgewählt und mit dem ACM-Vorgehen vertraut gemacht. Ausserdem werden nötige Strukturen aufgebaut und dadurch der Grundstein für alle Aktivitäten gelegt.
Phase 2 – Setting the stage: Die ersten ACM-Pläne werden definiert, sodass die Coaches und Champions in den ACM-Prozess eingebunden werden können. Coaches sind dabei die Führungskräfte, die ihren Fokus auf die Mitarbeiter legen. Sie kümmern sich darum, dass diesen alle nötigen Informationen bereitstehen. Die Champions haben ihre Expertise im technischen Bereich.
Phase 3 – Recursion tree: In einem nächsten Schritt werden die Coaches und Champions für ihre Aufgaben geschult und Trainingspläne erstellt. Ihnen werden Vorgehensweise und Tipps, wie mit Widerstand umzugehen ist, beigebracht. Es werden alle Vorbereitungen für das Kickoff-Event für die Mitarbeiter getroffen, um die Veränderungen zu kommunizieren.
Phase 4 – Tornado: ACM-Pläne werden für die erste Welle der technischen Implementierung durchgeführt. Mitarbeiter aus einer Pilotgruppe werden dann auf das neue System geschult. Feedback und erste Widerstände werden analysiert und ausgewertet. So erfährt das ACM-Team, wo Verbesserungen vorgenommen werden müssen.
Phase 5 – Sustainable Growth: Nun werden sämtliche Vorgehenspläne nach neuester Erfahrung ergänzt und überarbeitet. Nach weiteren Trainings und Coachings erfolgt dann der flächendeckende Rollout, damit die Mitarbeiter die neue Technologie aktiv im täglichen Betrieb einsetzen.
Triple R: Im letzten Schritt ist die Arbeit keineswegs getan. Durch "repeat, repeat, repeat" soll die Veränderung durch Wiederholungen fest in Arbeitsalltag und -prozesse der Mitarbeiter integriert werden. Nur so kann ein Wandel produktiv und nachhaltig gestaltet werden. Immer wieder wird dabei Feedback der Belegschaft eingeholt, um letztendlich die Akzeptanz von allen zu erreichen.

Fazit

Immer mehr müssen Unternehmen den steten Wandel erfolgreich bestreiten und gleichzeitig ihre Mitarbeiter abholen. Diese müssen dabei immer im Mittelpunkt jeglicher Veränderungsprozesse stehen. Empfehlenswert kann es sein, externe Dienstleister, die durch jahrelange Expertise und Knowhow geschult sind, beizuziehen, um dem Adoption & Change Management zu einem nachhaltigen Erfolg zu verhelfen.

Mitarbeitende müssen den Wandel mittragen und verinnerlichen (Symbolbild: Austin Distel auf Unsplash.com)
Mitarbeitende müssen den Wandel mittragen und verinnerlichen (Symbolbild: Austin Distel auf Unsplash.com)
Gastautor Daniel Gemke, bei Softwareone für Adoption & Change Management Services in der DACH-Region zuständig (Bild: zVg)
Gastautor Daniel Gemke, bei Softwareone für Adoption & Change Management Services in der DACH-Region zuständig (Bild: zVg)