Agilität ist keine Frage der Grösse: adesso entwickelt zentrale App für die Zustellung der Schweizerischen Post

Die Schweizerische Post will mit einer Reihe mobiler Anwendungen den Prozess der Auslieferung von Briefen und Paketen verbessern. Insgesamt arbeiten sechs Partner in einem agilen Grossprojekt an der Programmierung von Apps für das Endgerät des Zustellers.

Die alte Lösung genügte nicht mehr – dies sind die neuen Anforderungen

15 Millionen Briefe pro Tag und 115 Millionen Pakete pro Jahr stellt die Schweizerische Post zu. Über 30‘000 Mitarbeitende arbeiten täglich mit dem Scanner. Die Post will die bisherigen Scanner und die dazugehörige Software ersetzen, weil die Technologie veraltet ist und die Wartungsverträge auslaufen. Die Post gab deshalb die Entwicklung neuer Scanner auf der Basis von Apps in Auftrag. Von der neuen Lösung erwartet die Post: effiziente Prozesse, auf allen Geräten identische Businesslogik, Mitarbeitende verfügen jederzeit bequem und einfach über alle nötigen Informationen, Ausbaufähigkeit. Bis Ende 2015 werden rund 20‘500 Geräte im Einsatz sein.

Bisher hatten die Zustellerinnen und Zusteller der Schweizerischen Post mit mobilen Geräten gearbeitet, die teilweise zehn Jahre alt waren und auf Windows-CE basierten. "Diese Systeme erfüllten unsere Anforderungen nicht mehr", sagt Andreas Moser, Programmleiter für die Neuausrichtung von der Schweizerischen Post. "Heute brauchen wir eine Lösung, die es ermöglicht, flexibel und schnell neue Funktionen oder Dienstleistungen in der Software abzubilden." Zudem haben Hard- und Software das Ende ihres Lebenszyklus erreicht. Andreas Moser: "Die Zahl der Gerätedefekte nahm stetig zu und die Wartungsgarantien der Hersteller liefen aus."

Das wollte man konkret entwickeln lassen

Um die alten Geräte reibungslos abzulösen und gleichzeitig mehr Flexibilität zu erreichen, entschied sich die Schweizerische Post, eine neue IT-Lösung in Auftrag zu geben. Unter dem Arbeitstitel "Neuorientierung Mobile (NEMO)" erarbeiteten die Entscheider die Grundlagen für ein umfangreiches Softwareentwicklungs- und Hardwarebeschaffungsprojekt. Ziel sollten Lösungen und Geräte sein, welche die Prozesse und Abläufe bei der Zustellung verbessern. Dazu setzten die Experten der Schweizerischen Post und adesso konsequent auf offene Standards. Und auf ein Projektvorgehen, das allen Beteiligten die nötige Flexibilität bot, um kreativ zu arbeiten und die Anforderungen der Schweizerischen Post zu erfüllen: Scrum.

Auf die Ausschreibung der Schweizerischen Post meldeten sich 37 IT-Dienstleister, sechs davon entsprachen den Anforderungen an Fach- und Projekt-Know-how der Post. Den Auftrag für die Entwicklung der zentralen App erhielt die adesso Schweiz AG aus Zürich. Einer der Hauptgründe für diese Wahl war die Erfahrung von adesso mit agilen Softwareentwicklungsmethoden. "Scrum war als Projektmethodik gesetzt", erinnert sich Beat Hiss, adesso-Schweiz-Projektleiter. "Und das ist ein Thema, bei dem wir uns wohlfühlen. Schliesslich konnten wir schon für einige Kunden auf dieser Basis erfolgreich Lösungen entwickeln."

Im Zentrum des Projektes steht die vom IT-Dienstleister adesso Schweiz entwickelte Lösung mit dem passenden Namen "ZUST" (Zustellung). Das Team von Beat Hiss konzipierte und entwickelte zusammen mit den Verantwortlichen der Post eine völlig neue App, um die Auslieferung von Brief- und Paketpost vor Ort beim Kunden zu vereinfachen. Ein Beispiel: Steht der Paketbote vor einer verschlossenen Tür und kann sein Paket dem Empfänger nicht direkt aushändigen, kann der Postbote anhand des neuen mobilen Gerätes vor Ort sehen, ob der Kunde in seinem Profil weitere Zustelladressen hinterlegt hat, z.B. Zustellung bei einem Nachbarn, und das Paket an diese Adresse zustellen. Möglich ist dies, weil der Bote mit dem neuen Gerät direkt auf die Backend-Systeme zugreifen kann. Der Datenschutz ist dabei jederzeit gewährleistet.

Bevor es an die Entwicklung ging, definierten die IT- und Fachexperten der Post die Rahmenbedingungen des Projektes. Die grundlegenden Entscheide zur Architektur waren bereits 2012 gefällt worden: Die Post setzt auf Android als das mobile Ökosystem, auf dem die zukünftigen Apps für die Zustellung aufsetzen sollten und will dieses konsequent für die Post-Anwendungen nutzen. Ausschlaggebend dafür waren mehrere Gründe: Das System Android ist weit verbreitet und wird von vielen Mitarbeitenden auch privat genutzt. Aufgrund der damit verbundenen Vorkenntnisse der Mitarbeitenden geht die Post von einem geringeren Schulungsaufwand bei der Einführung der neuen Geräte aus. Aus technischer Sicht ist eine Android-Basis mit einer Vielzahl verschiedener Endgeräte kompatibel und lässt daher viele weitere Optionen zu. Als überzeugend beurteilten die Verantwortlichen der Post auch die Benutzerführung und Oberflächengestaltung von Android.

Bevor adesso mit der Arbeit begann, startete die Post einen betrieblichen Proof of Concept. Dieser belegte die Tragfähigkeit der gewählten Lösung. Darauf aufbauend begann das Post-Projektteam mit der Umsetzung des eigentlichen Projektes wie der Formulierung des Pflichtenheftes oder der Vorbereitung der öffentlichen Ausschreibung. Anfang 2014 begann für das ganze Team ein sehr interessantes Jahr. Die sechs Partner entwickelten – parallel zueinander und nach agilen Vorgaben – unterschiedliche Apps, die alle auf dem neuen mobilen Endgerät der Zustellmitarbeiter zum Einsatz kommen sollten. Diese Konstellation in der Entwicklung verlangte der Projektkoordination von Artur Tomczak, dem zuständigen Projektleiter der App-Entwicklung bei der Post, einiges ab. Denn die Experten entwickelten nicht nur auf einen Schlag ein ganzes App-Portfolio, die einzelnen Anwendungen mussten auch noch eng zusammenarbeiten und an bestehende Backend-Systeme angebunden werden. So stossen die Daten aus der Zustellung Prozesse in der Abrechnung an und werden gleichzeitig für die Arbeitszeiterfassung genutzt.

Im Mittelpunkt des App-Portfolios steht die von adesso entwickelte App ZUST. Sie bildet den zentralen Prozess der Domizilzustellung ab und wird für die Zustellerinnen und Zusteller der Post das wichtigste Arbeitsinstrument vor Ort bei den Kunden sein. Andreas Moser betont die Bedeutung von ZUST: "Unsere Mitarbeitenden benötigen ein Instrument, das sie einfach und intuitiv bedienen können. Die Akzeptanz des Gerätes hat massgeblich Einfluss auf den Gesamterfolg des Programms." Entsprechend viel Wert wurde auf einen einfachen Aufbau und intuitive Bedienung gelegt. So passt sich die App, dank Eingabemethoden wie Touch, Tastatur und Stift, an ganz unterschiedliche Einsatzszenarien an.
Dabei kam es in der Entwicklung nicht nur auf die äusseren Werte der App an. Auch im "Hintergrund", an der Schnittstelle zwischen der mobilen Anwendung und der IT-Infrastruktur der Schweizerischen Post, muss die Anwendung sich bewähren. "Die App soll sich mit über 30 Backend-Systemen verstehen", beschreibt Beat Hiss die Anforderungen. "Der Datenfluss zum und vom Gerät und die Weiterverarbeitung der Informationen innerhalb der Post-IT-Infrastruktur musste sichergestellt werden; egal, ob sich der Zusteller in einem WLAN befindet, in einem 3G-Datennetz oder gerade offline ist." Dabei setzten die Entwickler ein Samsung Galaxy SIII Mini als Referenzmodell ein: Wenn ZUST mit dieser inzwischen bescheidenen Hardwarekonfiguration klar kommt, wird die App auch auf den deutlich grosszügiger ausgestatteten Endgeräten der Zusteller funktionieren.

Entwickeln, testen, abstimmen und das Feedback zurück in die Entwicklung tragen: 23 Sprints von jeweils 14 Tagen – kurze Entwicklungszyklen im Rahmen eines agilen Softwareprojektes, in denen eine funktionsfähige Version mit wenigen neuen Funktionen erstellt wird – benötigte das zehnköpfige adesso-Team, dann war ZUST 1.0 bereit zur Auslieferung. Damit blieb das Team deutlich unter der ursprünglichen Projektplanung, nach der diese Phase erst im Sommer 2015 zu Ende sein sollte.

Im Projektablauf konnte der agile Entwicklungsansatz seine Stärke ausspielen: das grosse Mass an Flexibilität. Während ZUST immer mehr Gestalt annahm, wurden immer neue Anforderungen und Ideen an das Entwicklerteam herangetragen und im Backlog priorisiert. Dadurch konnten die Bedürfnisse aus den Fachbereichen optimal berücksichtigt werden. Mit dem klassischen Wasserfall-Ansatz wäre dies in der kurzen Zeit kaum umsetzbar gewesen, da sind sich Andreas Moser und Beat Hiss sicher.

Da neben adesso auch die anderen beteiligten Partner auf Grundlage der Scrum-Philosophie arbeiteten, hatte es Andreas Moser mit einem agilen Gesamtprojekt von ungewöhnlicher Grösse zu tun. "Sechs Partner mit ihren Entwicklern, von unserer Seite aus zirka 20 Beteiligte aus den Fachbereichen und noch einmal so viele Vertreter der Post-IT", überschlägt der Gesamtprojektleiter. "Ich erinnere mich an Besprechungen, bei denen über 80 Teilnehmer im Raum sassen." Um diese Grössenordnung an Partnern und Personen managen zu können, integrierten die Post-Projektverantwortlichen zusätzliche Abstimmungsprozesse in den Projektablauf: Zu den in Scrum bekannten Sprint Reviews gesellten sich "Sprint Demos", die dazu dienten, den Entwicklungsfortschritt dem Post-Management und den anderen Partnern vorzustellen.

Dank dieses regelmässigen Austausches hatten alle Beteiligten den gleichen Informationsstand und wussten detailliert, an welchen Punkten die anderen Partner gerade arbeiteten. So konnte die Mehrfachentwicklung von Funktionen, die in unterschiedlichen Apps eingesetzt werden sollten, vermieden werden.
Neben diesem strukturieren Austausch ist für Beat Hiss das intensive Testing die zweite Säule des Projekterfolgs. "Alleine im adesso-Team war eine Kollegin, gegen Ende sogar zwei, Vollzeit damit beschäftigt, unsere Weiterentwicklungen auf Herz und Nieren zu prüfen." Das diesem Thema so viel Bedeutung geschenkt wurde, hatte einen ganz praktischen Grund: Die Ursache für mögliche Probleme konnte an einer App selbst liegen, aber auch an den Schnittstellen zu den anderen Apps oder in der Verbindung zu den Backend-Systemen der Post. Das Testverfahren musste diese Vielfalt potenzieller Fehlerquellen berücksichtigen. Aber der Aufwand hat sich gerechnet: ZUST funktioniert nicht nur von Beginn an gut, die App überzeugt auch die Anwender.

In den Startlöchern

Ende 2014 ging die App in den Anwendungstest. Anfang 2015 startete der Pilotbetrieb der Version 1.0 mit einigen hundert Anwendern. In dieser Phase wurden die Details verbessert, die erst während des Einsatzes im Feld auffällig wurden. Die Rückmeldungen der Anwender stimmen Andreas Moser optimistisch: "ZUST wird sehr gut akzeptiert, Mitarbeiter fragten bereits an, ab wann sie mit der neuen Lösung arbeiten können. Das erlebe ich auch nicht alle Tage." Und jetzt geht es los: Seit Februar 2015 läuft der Hard- und Software-Rollout sowie die Schulungen.

Aber nicht nur die Anwender sind zufrieden, auch der Post-Projektverantwortliche ist mit dem bisherigen Verlauf glücklich: "Es ist uns gelungen, innerhalb eines Jahres eine homogene App-Landschaft zu schaffen, die nach aussen einfach zu bedienen ist und die nach innen nahtlos in unsere komplexe IT-Infrastruktur integriert ist. ZUST als zentrale Applikation trägt viel zum Gesamterfolg unserer mobilen Neuorientierung bei."

Auch wenn vieles neu ist, in einem Punkt setzte das Team auf Bewährtes: Der freundliche Signalton, der das erfolgreiche Scannen eines Barcodes signalisiert, wurde aus der alten Anwendung übernommen. Manche Funktionen kann auch ein modernes System nicht verbessern.

Fazit
Noch 2015 werden mehr als 30.000 Mitarbeiter der Schweizerischen Post im Bereich der Domizilzustellung von Paketen und Briefen ZUST einsetzen.