Symbolbild: Peggy Marco/Pixabay

Für Unternehmen ist Transparenz in der Anwendungslandschaft essenziell, um IT-Sicherheit und Compliance zu gewährleisten. Ein Mangel an Übersicht kann erhebliche Risiken bergen und Sicherheit wie auch Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigen. Durch Application Portfolio Management (APM) können Unternehmen ein umfassendes Inventar ihrer Anwendungen erstellen und regelmässig bewerten. Der Einsatz automatisierter Tools und klar definierter Prozesse ermöglicht es Unternehmen, ihre IT-Umgebung effizienter und sicherer zu gestalten.

Gastbeitrag von Jean-Marc Galler, Principal Consultant ITAM bei Softwareone

Die Verwaltung einer komplexen Anwendungslandschaft ist eine der grössten Herausforderungen, denen sich Unternehmen heute gegenübersehen. So führt beispielsweise die Verbreitung von SaaS immer wieder dazu, dass Mitarbeiter eigenständig Anwendungen beziehen, oft ohne das Wissen der IT-Abteilung. Gleichzeitig verfügen viele Unternehmen nicht über die notwendigen Prozesse und Werkzeuge, um alle Anwendungen kontinuierlich zu erfassen, zu kategorisieren und zu verwalten. Manuelle Verfahren sind oft fehleranfällig und zeitaufwändig. Zudem sind viele IT-Abteilungen bereits mit dem Tagesgeschäft überlastet und haben kaum Kapazitäten für zusätzliche Aufgaben. Schliesslich sind ältere und massgeschneiderte Anwendungen oft nicht mit modernen Management-Tools kompatibel, was die Erfassung und Überwachung zusätzlich erschwert.

Diese Intransparenz kann zu einem ernsthaften Risiko für Unternehmen werden. Oft wissen die Verantwortlichen nicht, welche Anwendungen sie tatsächlich im Einsatz haben, und das betrifft nicht nur unwichtige Programme. Auch bei kritischen Anwendungen fehlt oft die Information, ob sie noch unterstützt werden oder bereits "out of support" sind.

Ein grosses Hindernis auf dem Weg zu mehr Transparenz ist der so genannte Modernisierungsschmerz: Unternehmen scheuen die Investition in neue Software und sind sich oft nicht bewusst, dass ihre bestehenden Anwendungen möglicherweise nicht mehr unterstützt werden. Dies kann zu ernsthaften Sicherheitsrisiken und Compliance-Problemen führen - insbesondere für Unternehmen, die EU-weit tätig sind, da die NIS-2-Richtlinie strengere Sicherheitsmassnahmen vorschreibt.

Application Portfolio Management (APM) bietet hier eine gute Möglichkeit, diese Herausforderungen zu meistern. APM ist ein kontinuierlicher Prozess, der darauf abzielt, die Softwareanwendungen eines Unternehmens ressourcenschonend zu verwalten. Kern von APM ist ein kontinuierlicher Prozess, der die gesamte Softwarewelt eines Unternehmens unter die Lupe nimmt. Dabei wird jede einzelne Anwendung erfasst und genau analysiert - nach Kriterien wie Nutzungsintensität, Performance, Kosteneffizienz und Geschäftswert. Auf Basis dieser Analyse können Unternehmen entscheiden, welche Programme sie behalten, verbessern oder abschaffen wollen. Ziel ist es, den gesamten Applikationsbestand so kostengünstig und risikoarm wie möglich zu halten.

Gleichzeitig muss alles auf Kontinuität ausgerichtet sein. Eine einmalige Bestandsaufnahme reicht nicht aus, denn die digitale Welt verändert sich rasant. Ständig kommen neue Technologien und Anforderungen hinzu, ohne regelmässiges Monitoring schleichen sich schnell Redundanzen und Ineffizienzen ein. Experten empfehlen daher einen mehrgleisigen Ansatz: Dedizierte Teams sollten die Anwendungslandschaft kontinuierlich optimieren, unterstützt von automatisierten Tools zur Erfassung und Bewertung. Klare Richtlinien für neue Software verhindern Wildwuchs. Regelmässige Reviews stellen sicher, dass die IT-Infrastruktur mit den Geschäftszielen und Technologietrends Schritt hält. Bei Bedarf bringen externe Spezialisten zusätzliches Know-how ein.

Die Rolle externer Experten

Eine komplexe Anwendungslandschaft aufzubrechen, kann für Unternehmen eine echte Herausforderung sein. Externe Partner bieten sich hier als wertvolle Unterstützung an. Mit umfassendem Know-how und langjähriger Erfahrung tragen sie dazu bei, die Anwendungsportfolios effizient zu optimieren. Denn internen Teams fehlen oft die Ressourcen oder die Zeit, sich intensiv mit Best Practices auseinanderzusetzen.

Ein grosser Vorteil der Zusammenarbeit ist die objektive Sichtweise, die externe Spezialisten mitbringen. Diese ermöglicht eine unvoreingenommene Beurteilung der Applikationslandschaft. Darüber hinaus verfügen sie über spezialisierte Werkzeuge und Methoden, die eine gründliche Analyse ermöglichen und die Bewertung erleichtern. Die Experten können ihre Ressourcen schnell an die spezifischen Anforderungen eines Projekts anpassen, während interne Teams oft mit festen Kapazitäten zu kämpfen haben.

Legacy-Systeme überwinden

Viele Unternehmen kämpfen mit Legacy-Systemen, die ihren Geschäftserfolg behindern. Monolithische Architekturen und proprietäre Technologien erschweren zudem die Integration moderner Lösungen. IT-Partner kennen diese Herausforderungen und wissen, wie die IT-Landschaft optimiert werden kann: Ein durchdachtes APM berücksichtigt Kosten, Risiken und Geschäftswert jeder Anwendung. Kontinuierlich durchgeführt, schafft es eine transparente IT-Landschaft.

Gastautor Jean-Marc Galler, Principal Consultant ITAM bei Softwareone (Bild: zVg)
Gastautor Jean-Marc Galler, Principal Consultant ITAM bei Softwareone (Bild: zVg)