Die meisten Unternehmen kapitulieren vor der E-Mail-Flut und überlassen zu fast 90 Prozent den Mitarbeitern selbst, welche Daten gelöscht und welche aufzubewahren sind. Dies bedeutet nicht selten Risiken für die Unternehmen. Denn es existieren Aufbewahrungsfristen nach gesetzlichen Vorgaben wie der digitalen Betriebsprüfung oder den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung. Eine aktuelle Untersuchung des Archivmanagement- und Datenarchivierungsspezialisten Iron Mountain schlägt Alarm.
Die Befürchtungen, dass Unternehmen den Überblick über ihre E-Mails verlieren, ist nicht unbegründet. Denn bis 2012 wird ein Mitarbeiter eines grossen Unternehmens durchschnittlich 200 E-Mails am Tag erhalten. Immer schwieriger fällt es Mitarbeitern daher zu entscheiden, was geschäftlich relevant und damit zum Aufheben bestimmt ist und was nicht. Nur zwölf Prozent haben verbindliche Regelungen getroffen. Stephan Haux, Senior Product Manager bei Iron Mountain, sieht vor allem die Dienstleistungsbranche in der Pflicht.
Um sich vor Stress zu schützen, löscht mit 64 Prozent ein Grossteil täglich bis zu 20 Prozent der E-Mails. Dem gegenüber steht die Aufforderung, geschäftsrelevante Inhalte bei internen oder externen Prüfungen jederzeit aus dem E-Mail-System bereitstellen zu müssen. Das Problem für Personal: Die Beurteilung geschäftsrelevanter Daten ist nicht selbstverständlich und erfordert Know-how. Interne Richtlinien sind somit umzusetzen und Outsourcing ist in Erwägung zu ziehen.
Trotz bestehender Schwierigkeiten verorten nur 37 Prozent der Unternehmen, die über keine Regelungen verfügen, in Sachen internen Richtlinien für das E-Mail-Management, deutlichen Nachholbedarf. Damit ignoriert ein Grossteil die Bedeutung solcher Vorgaben für den Betrieb. Das Löschen von Nachrichten bleibt Standard. Der Erhebung nach lesen und beantworten 88 Prozent der Angestellten ihre E-Mails nach Wichtigkeit bzw. mit 44,5 Prozent fast die Hälfte nach Erhalt. 15 Prozent lassen vorsortieren und zwölf Prozent lesen nur zu bestimmten Zeiten.
"E-Mails sind schon längst mehr als Nachrichten, sie sind geschäftsrelevante Dokumente. Dennoch ignorieren etliche Unternehmensverantwortliche diese Tatsache und gehen mit dem Thema nachlässig um", sagt Anke Mittelstädt, Manager Marketing Europe Digital bei Iron Mountain.
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