Die Abteilung HR-Services der auf Gastronomie- und Hotel-Management fokussierten SV Schweiz mit Sitz in Dübendorf wickelt pro Monat rund 2.000 HR-Tickets mit der Service Management-Lösung von Matrix42 ab. Sämtliche administrativen HR-Prozesse, von der Vertragserstellung bis hin zur Abwicklung von Mitarbeiter-Austritten, würden damit abgedeckt, heisst es in einer Aussendung dazu.
In der Vergangenheit schickten 320 SV-Betriebe ihre Aufträge demnach per E-Mail an die zuständigen HR Assistants, wo sie dann dezentral bearbeitet wurden. Daraus sei die Idee entstanden, die Prozesse und deren Abwicklung zu optimieren. Die beiden Projektverantwortlichen, Silke Wesling, HR Services Manager, und Nadine Zahner, Team Lead Administration, verfügen beide über IT-Know-how und hatten das Ziel, eine für die HR optimale Lösung zu realisieren. "Wir haben uns zunächst die Prozesse genau angeschaut, - sowohl die internen als auch jene Richtung Betriebe-, um sie dann besser gestalten zu können", erklärt Silke Wesling. Nach Abschluss dieser Vorarbeiten fiel die Entscheidung zugunsten Matrix42 aus. Die IT-Abteilung des Unternehmens war bereits dabei, das Service Management in der IT einzuführen.
Seit 1. Februar 2017 wird nun operativ mit dem System gearbeitet. Das gesamte Projekt wurde von der HR-Services-Abteilung selbst, mit Unterstützung durch Matrix42, abgewickelt. Mit insgesamt 40 Prozessen - von der Vertragserstellung über Vertragsänderungen, Abwicklung von Versicherungsleistungen bis hin zum Austritt - sei der gesamte HR Administration-Lifecycle im System durch Workflows abgebildet worden. Nadia Bischof, Geschäftsführerin Matrix42 Helvetia: "In diesem Projekt wurden ausschliesslich von der HR-Abteilung Business-Workflows in IT übersetzt."
Zahner hat sich im Zuge der Umsetzung um die Gestaltung der Benutzeroberfläche gekümmert, während Wesling die zu implementierenden Prozesse zunächst optimiert, dann dokumentiert und dann an Matrix42 zur Implementierung weiter gegeben hat. Die Feinjustierung erfolgte kontinuierlich. Zwei HR-Assistants testeten die Prozesse nach der Implementierung, und nach einem sechswöchigen Pilotbetrieb mit ausgewählten Betrieben von SV Schweiz wurden weitere Optimierungen durchgeführt. Kurz vor der Einführung wurde das System allen Anwendern in Schulungen nahe gebracht.
Gleichzeitig mit Matrix42 wurde für die SV Betriebe ein Single Point of Contact eingeführt, den Restaurant Manager nun nutzen können, wenn sie telefonisch Unterstützung oder Informationen von HR Services benötigen. Rund 2000 Tickets bearbeitet die Abteilung monatlich mit dem neuen System.
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